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  第一份工作做了一年後,慢慢地建立一套「做事的邏輯」,事情一來,腦中就會思考這件事的SOP,然後開始著手。這樣做的結果是,自己避免很多不必要的「慌亂」狀況。

 

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  今天已經安排好該做的事情,但好朋友來電說:「今天天氣超好的耶!想不想去福隆海灘玩?而且好久沒見面了,趁這個機會一起聊聊吧!」這時的你開始心動:「真的耶!這幾年都在忙工作,好久沒跟朋友好好見面聊聊了,今天又是難得的好天氣,去海灘感覺好棒!」這時內心又出現另外一個聲音:「可是今天都安排要整理工作筆記和讀英文了,這真的好為難......。」有時不免會出現這樣的狀況。然而,有個事實是必須要認清的,就是「每個人時間都是有限的」,因此,適時地捨棄一些事也是必要的。

 

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  遇到忙亂狀況時,會下意識地想趕快處理。不過,越想趕快處理,失誤反而層出不窮,自己的心也變得更焦躁。在第一份工作中,很常遇到這樣的狀況,有一次就被老闆念:「不要急!就算急,也做不出什麼事情來!」即使事情又多又忙,還是得靜下心一一去了解問題並解決,說實在,這也是一種能力。

 

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  花太多時間討論,反而模糊討論焦點 ; 花太多時間去想該如何把故事講得詳細,反而故事講得太長且失去重點。很常在工作中發生這樣的情況,原因是「沒有目的意識」地做事。

 

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  每天工作時,總是有大或小的任務接踵而來,雖然想把事情做好,但想要把所有事都做到「完美」是不太可能的,因為人一天所擁有時間和力氣有限。

 

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  遇到忙亂狀況時,會下意識地想趕快處理。不過,越想趕快處理,失誤反而層出不窮,自己的心也變得更焦躁。在第一份工作中,很常遇到這樣的狀況,有一次就被老闆念:「不要急!就算急,也做不出什麼事情來!」即使事情又多又忙,還是得靜下心一一去了解問題並解決,說實在,這也是一種能力。

 

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  在第一份工作中,常發生「因為上一個工作沒做好,導致自己得先完成上一個工作沒做好的部分,才能繼續下一個工作流程」的事。後來才發現,這是因為沒事前規劃的緣故,所造成的「忙亂」工作型態。

 

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  在第一份工作中,副理常常開玩笑說:「你怎麼那麼忙啊!」當時的我,也是無耐地認同:「對啊!真的很忙,有好多事要做。」然而,過了一年後,隨著效率的提升,也驚覺一件事實,那就是「自己很多時候是在瞎忙,非有效率的忙」。

 

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  最近工作時遇到「當天計畫好該做的事,卻拖到隔天才做」的狀況,相信這也是很多人會遇到的狀況。Hybrid諮商股份有限公司執行長吉山勇樹在著作《每天早上5分鐘,建立你的筆記清單》中提到:「做事容易忙亂的人,會把時間浪費到最後一刻,才開始感到慌張。他們會這樣,其實是受到『時間要多少有多少』、『時間還很充裕』等精神上安心感的影響。如果身邊有很多容易忙亂的人,要是能善用假定及真正的截止日期,來管理行程,就可以避免很多不必要的麻煩。」一旦產生「時間還沒到」的想法,就會不由自主地鬆懈下來,這時擺脫鬆懈的方法就是強迫自己「設出截止時間」。

 

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  在第一份工作中,一起共事的主管和同事都很熱心,遇到困難都會幫忙,但也因為這樣,自己就產生「就算出事,主管和同事也會幫忙」的僥倖心態。然而,當真正遇到「沒有人能幫你,自己得按照做錯的部分被老闆指責」狀況時,此心態就消失了。

 

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  很多人會常喊「我好忙」或誇耀自己最近忙到連飯都沒吃,其實這背後的心理是「想被別人認同」。

 

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  在第一家公司工作時,一開始覺得事情太多,怎麼做都做不完,到後來我選擇一個作法,就是把「對方能做,自己其實可以不用做的事」挑出來,讓對方去執行這些事。雖然這當中也有屬於我的職務該做的事,但還是選擇此作法,為的是能處理更重要的事。後來發現,其實這樣是更有效率的。  

 

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  第一份工作時,每當主管丟出一個「我沒做過且不熟悉」的任務時,內心常常下意識地想晚點做,然後就因此拖延,直到被主管念才開始動手做。實際做才發現,事情並沒有想像中的困難,且最後也總是能解決問題。 

 

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  加班和熬夜,導致隔天精神疲倦,無法專注,自然不會有工作成效出現。

 

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  「不是跟你說過不要情緒化嗎?為什麼又情緒化?這樣真的不想跟你講話耶......。」「你應該要用正確的方式溝通,對方才會想搭配你啊!」「他憑什麼用這種方式跟我說講話?這種話再怎麼樣也輪到不到他來講!」在跟家人、同事和朋友相處時,你常會有這些OS並生悶氣嗎?你在跟對方反應後,對方還是不改,這時你是不是更火冒三丈?很想改變對方,讓對方按照自己意思做。然而,改變對方並不是你該做的事,每個人的出身背景、一直以來接收的觀念都「不一樣」,因此彼此生活方式不同也是正常。有的人只要看到對方不按照自己意思做就生氣,其實這也是一種自私的人。

 

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   在某機緣下,認識一位學姊,她大學讀台大國企系,畢業後在區公所工作,平常不常跟一起住的室友群互動,不太會主動幫她們忙,也不會整理宿舍環境,都要催個好幾次才會整理。相較起來,她的室友群們總是互相幫忙且一起整裡宿舍環境。

 

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  做好事前準備,可以大幅提升工作效率。Hybrid諮商股份有限公司執行長吉山勇樹在著作《每天早上5分鐘,建立你的筆記清單》中提到:「舉一個我客戶的例子。我為他們公司訂定了一項規定,那就是每個星期一都要花三十分鐘,規劃未來一週的工作。透過每星期花三十分鐘,有計畫地安排行程表,除了能讓每個人都掌握未來一週公司的流程,原本每天必須花一、兩個小時處理突發事件的時間,也因為事情大幅減少而幾乎不再需要,平均加班時間減少了三成。類似這樣的例子還有很多。」換句話說,事前先規劃好能減少錯誤,就能減少突發狀況,並同時減少加班時間,可說是極有效率的做法。

 

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  在第一份工作中,最常被念的事情就是做一堆「不重要」的事,有的事明明可以後天再做,卻偏偏要現在做; 明明跑一趟就能解決的事,偏偏要跑兩趟; 明明一通電話就能問完的事,偏偏要打三通電話才問完,諸如此類的事不斷發生,直到快一年,此狀況才稍微好轉。

 

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   一起床,只要想到「今天要上班,所以不能繼續睡」,嘴角就上揚不起來。然而,USA Today的董事會成員兼知名作家、演講者的蘿拉·范德康在著作《這一天過得很充實》中提到五個善用早晨的步驟。

 

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  在職場上,用信件往來已成為工作常態。同樣一則訊息,隨著如何傳達,會左右收件者理解程度和心情狀態。為了讓收件者能清楚明瞭訊息,寫「核心又簡潔信件」會是個好方式,原因是在資訊爆炸的這時代,大家都只喜歡「聽重點」。

 

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