在職場上,用信件往來已成為工作常態。同樣一則訊息,隨著如何傳達,會左右收件者理解程度和心情狀態。為了讓收件者能清楚明瞭訊息,寫「核心又簡潔信件」會是個好方式,原因是在資訊爆炸的這時代,大家都只喜歡「聽重點」。

 

  Life Net人壽保險公司執行董事兼副總經理岩瀨大輔在著作《入社第1年的50堂課》中提到:「我很怕看冗長的郵件,更不用說要看到最後一段才知道結論是什麼。各位讀者的上司們都是公務繁忙,應該和我有同樣的想法。如果郵件可能會寫得很長,請務必在開頭簡單扼要地說明重要事項,以及希望對方怎麼做。」

 

  對此,他更進一步說明:「『目前困擾的事項有三點,盼能徵求您寶貴的建議,如果有時間,以下內容請您過目。若能與您面談三十分鐘左右,實屬萬幸。還請多多指教。岩瀨敬上』如上所述,一開始即說明來意,之後再寫下具體內容,就是一封簡潔易懂的郵件了。寫一封一目瞭然的郵件,其實也是體貼對方的方式。」像這樣寫一封「核心又簡潔信件」,能帶給忙碌的老闆與主管很多方便,自己也能學到把「未整理過的訊息」轉換成「簡潔又不失重點的訊息」能力。

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