做好事前準備,可以大幅提升工作效率。Hybrid諮商股份有限公司執行長吉山勇樹在著作《每天早上5分鐘,建立你的筆記清單》中提到:「舉一個我客戶的例子。我為他們公司訂定了一項規定,那就是每個星期一都要花三十分鐘,規劃未來一週的工作。透過每星期花三十分鐘,有計畫地安排行程表,除了能讓每個人都掌握未來一週公司的流程,原本每天必須花一、兩個小時處理突發事件的時間,也因為事情大幅減少而幾乎不再需要,平均加班時間減少了三成。類似這樣的例子還有很多。」換句話說,事前先規劃好能減少錯誤,就能減少突發狀況,並同時減少加班時間,可說是極有效率的做法。

 

  關於效率工作,吉山勇樹更進一步說明:「人做事時,如果不偶爾放慢腳步、好好思考,日後一定會受到連累。我常常會在著作中或演講時,告訴讀者和聽眾『工作的順序』。大多數做事流暢、有效率的人,一定都擁有暫停的習慣。要是大家也想要培養這種習慣,就必須將這種習慣化為原則與規律。」一般人的認知是「我已經忙到沒時間計畫了」,殊不知規劃是在「做事前該做的事」,在忙也要規劃,否則自己的腦只會更亂。

 

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