最近工作時遇到「當天計畫好該做的事,卻拖到隔天才做」的狀況,相信這也是很多人會遇到的狀況。Hybrid諮商股份有限公司執行長吉山勇樹在著作《每天早上5分鐘,建立你的筆記清單》中提到:「做事容易忙亂的人,會把時間浪費到最後一刻,才開始感到慌張。他們會這樣,其實是受到『時間要多少有多少』、『時間還很充裕』等精神上安心感的影響。如果身邊有很多容易忙亂的人,要是能善用假定及真正的截止日期,來管理行程,就可以避免很多不必要的麻煩。」一旦產生「時間還沒到」的想法,就會不由自主地鬆懈下來,這時擺脫鬆懈的方法就是強迫自己「設出截止時間」。

 

  接著,他進一步地說明:「為了提高自己對於時間和截止日期的意識,我們必須記得,無論多小的工作,都要設定期限。比方說,假設今天已經決定好開會日期。那麼,會議室要在哪一天之前訂好?與會者的行程調整必須要在哪一天之前做完?開會資料要在什麼時候以前做好?就算是一件工作,也有好多個階段性截止期限。」雖然一開始強迫自己設截止時間會有點困難,不過還是要先踏出第一步,否則「今天永遠要處理昨天的事」。先從小事來練習設截止日期,一旦養成習慣,「掌控時間」的能力就可以緊握手中,並一輩子使用。

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