「緊急又重要」的事和「緊急卻相對不重要」的事是兩種不同的狀況,照理來說,是「緊急又重要」的事要先做,再來才是「緊急卻相對不重要」的事,但有時很容易陷入先做「緊急卻相對不重要」的事,若這樣的事變多時,真正重要的事就會遲遲無法被處理,導致運作出現問題。

 

  Hybrid諮商股份有限公司執行長吉山勇樹在著作《每天早上5分鐘,建立你的筆記清單》中提到:「我到一家從事客服業務的客戶那裡做業務改善諮詢時。我詢問了負責電話客服的人員,這些人告訴我,他們幾乎每天都把時間花在處理客訴上,就算自己有其他想做的事,也沒有時間做。於是,我問了這家公司的幹部一個問題:『貴公司的客服人員每天都在忙著處理客訴,就好像消防員每天都在忙著救火一樣。那麼在這之前,你們有商量過任何對策是關於怎麼預防火災的嗎?』其中一名幹部這麼回答我:『吉山先生,其實我們也有在想,但就是很難做到啊。』這就是典型的緊急上癮症。」

 

  吉山勇樹說:「所謂的緊急上癮,就是明知道自己不該這樣做,卻還是忙著處理眼前的事,把真正重要的問題放置不管。可是這樣的做法,有辦法持續五年、十年嗎?」接著,他更進一步地說:「光是焦慮地想『非做不可』,這樣並沒有用,事情不會有任何進展。先將所有要做的事情徹底整理,不但可以掌握事情的整體樣貌,也能夠替它們安排好正確的順序。」把所有要做的事情徹底整理,並確實先做「緊急又重要」的事情,能讓工作變得更順暢。

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